¿Qué es SIACmedica?

SIACmedica es una plataforma integral de gestión clínica diseñada para optimizar y centralizar los procesos administrativos, médicos y operativos de centros de salud, clínicas y consultorios. Su arquitectura modular permite adaptarse a las necesidades de cada institución, mejorando la atención al paciente y la eficiencia del personal de salud.

Objetivo del sistema

El objetivo principal de SIACmedica es ofrecer una solución digital confiable que permita:

• Llevar un control preciso de las agendas médicas.
• Administrar eficientemente los ingresos, egresos, pacientes, inventarios y honorarios.
• Facilitar el acceso remoto al portal médico y sus funcionalidades.
• Garantizar la trazabilidad de la atención a través de reportes e indicadores personalizados.

Perfiles de usuario

SIACmedica está diseñado para trabajar con diferentes roles de usuario, cada uno con accesos específicos según su función dentro de la clínica:

Requisitos técnicos

Para el correcto funcionamiento de SIACmedica, se recomienda el uso de los siguientes recursos:

• Navegador: Google Chrome (recomendado)
• Resolución de pantalla mínima: 1366x768.
• Conexión a Internet: Estable, mínima de 1 Mbps.
• Acceso desde: PC, laptop o tablet (versión móvil optimizada en proceso).

2.1 Ingreso a la plataforma

Para acceder a SIACmedica, siga estos pasos:

1. Abra su navegador (recomendado: Google Chrome).
https://siac.empresas.historiaclinica.org/ o https://siacmedica.com/.
2. Verá la pantalla de inicio de sesión con los campos de usuario y contraseña.

2.2 Ingresar credenciales

1. Introduzca su nombre de usuario o correo electrónico.
2. Ingrese su contraseña.
3. Presione el botón "Iniciar sesión".
4. Si las credenciales son correctas, accederá al panel principal del sistema según su rol de usuario.

2.3 ¿Olvidó su contraseña?

Si ha olvidado su contraseña:

Diríjase al administrador de sistema de la clínica para que le ayude a restablecerla desde la configuración.

2.4 Cierre de sesión

Para cerrar sesión correctamente:

1. Haga clic en el botón (generalmente en la esquina superior derecha).
2. Seleccione "Cerrar sesión" del menú desplegable.
3. Será redirigido a la pantalla de inicio.

✅ Consejos de seguridad

• Nunca comparta su contraseña con otros usuarios.
• Asegúrese de cerrar sesión al terminar su jornada, especialmente si está usando un computador compartido.
• En caso de actividad sospechosa, contacte al administrador del sistema.

3. Panel General de Usuario

Una vez iniciada la sesión, el usuario es dirigido al panel principal o dashboard, donde encontrará accesos rápidos, módulos disponibles y notificaciones relevantes según su rol en la plataforma.

3.1 Estructura general del panel

La interfaz se organiza en los siguientes bloques principales:

3.2 Personalización según el rol

Dependiendo del perfil del usuario, y los modulos adquiridos por la institucion el panel general puede mostrar diferentes opciones:

Administrador

• Acceso a todos los módulos disponibles.
• Gestión de usuarios, reportes globales, y configuraciones avanzadas.

Médico

• Visualiza su agenda médica del día y de la semana.
• Accede directamente a sus pacientes, historial clínico y portal médico.
• Atajos a firma digital, recetas y estudios asignados.

Usuario con permisos personalizados

• Accede solamente a los módulos habilitados por el administrador (ej.: Admisiones, Enfermería, Inventarios).
• Puede tener permisos de solo lectura o edición.

Vista del panel con perfil Médico (muestra agenda, paciente y atajo)

Vista del panel con perfil de clínica con módulos limitados

3.3 Notificaciones e indicadores

Dentro del panel, es posible visualizar:

• Citas pendientes o próximas.
• Indicadores de productividad o citas realizadas.
• Alertas del sistema (actualizaciones, bloqueos, vencimientos).
• Mensajes internos del sistema o administración.

4.1 Rol: Administrador

Los usuarios con rol de Administrador tienen acceso total a todos los módulos del sistema y pueden realizar configuraciones generales, crear usuarios, asignar permisos.

4.1.1 Gestión de usuarios

Los administradores pueden crear, editar, eliminar y asignar permisos a los usuarios de la clínica.

Pasos para crear un nuevo usuario:

1. Ingrese al módulo Configuraciones.
2. Seleccione la opción "Usuarios".
3. Complete los datos requeridos: nombre, correo, contraseña, etc.
4. Seleccione el rol que indicara los módulos a los que tendrá acceso el usuario.
5. Guarde los cambios.

✅ Buenas prácticas para administradores

• Crear usuarios con roles específicos y no compartir cuentas.
• Revisar periódicamente los permisos otorgados.
• Hacer respaldos regulares si el sistema lo permite.
• Consultar los reportes para tomar decisiones operativas.

4.2 Rol: Médico

El perfil Médico en SIACmedica está diseñado para facilitar el trabajo clínico diario, permitiendo gestionar agendas, consultar pacientes, registrar diagnósticos, emitir recetas, ver estudios y generar reportes personales.

4.2.1 Acceso a su agenda médica

Al iniciar sesión, el médico puede ver su agenda de citas desde el panel principal o directamente desde el módulo Agendas.

Funciones principales:

• Visualizar citas por día, semana o mes.
• Ver detalles del paciente (nombre, motivo, horario).
• Iniciar atención desde la cita seleccionada.

Pasos para ver su agenda:

1. Ingrese al módulo Agendas.
2. Seleccione la vista deseada: Día, Semana o Calendario.
3. Haga clic en una cita para ver sus detalles.

4.2.2 Ingreso de historia clínica

Desde el panes inicial, el médico puede abrir el módulo de atención e ingresar la historia clínica del paciente.

Pasos para registrar una atención:

1. Ingrese a una cita activa desde la agenda.
2. Presione el botón (botón con icono de hoja de papel en la parte sup. der)
3. Complete los campos clínicos: motivo, signos vitales, diagnóstico, tratamiento, etc.
4. Adjunte archivos o resultados si es necesario.
5. Guarde o finalice la atención.

4.2.3 Emisión de recetas y órdenes

Dentro de la atención, el médico puede emitir:

• Recetas electrónicas con medicamentos.
• Órdenes de estudios (laboratorio, imagenología, etc.).

Estas se pueden imprimir, guardar en PDF o enviar al paciente por correo o desde el portal médico.

4.2.4 Portal Médico

Los médicos pueden acceder al módulo Portal Médico, donde pueden:

• Revisar el historial completo de sus pacientes.
• Consultar estudios previos, recetas emitidas, evoluciones clínicas.
• Ver y firmar electrónicamente documentos pendientes (si el sistema lo permite).

4.2.5 Indicadores y reportes personales

El sistema ofrece a los médicos acceso a sus propios indicadores:

• Número de pacientes atendidos por día/semana.
• Cantidad de recetas generadas.
• Reportes de productividad personal.

✅ Buenas prácticas para médicos

• Completar toda la información clínica en cada cita.
• Revisar historial previo del paciente antes de atenderlo.
• Firmar electrónicamente las atenciones.
• Cerrar cada atención correctamente para evitar registros incompletos.

4.3 Rol: Usuario con Permisos Personalizados

¿Qué es un usuario con permisos personalizados?

En SIACmedica, este tipo de usuario tiene acceso únicamente a los módulos y acciones que le han sido habilitados por un Administrador. Es ideal para roles como:

• Recepcionistas
• Personal de admisión
• Enfermeros
• Asistentes administrativos
• Personal de caja, inventario o marketing

El objetivo es garantizar un acceso controlado, seguro y adaptado a las funciones reales de cada miembro del equipo clínico.

4.3.1 Acceso limitado al sistema

Al iniciar sesión, el usuario puede acceder solo a los módulos y opciones que se le han asignado. Por ejemplo:

• Un recepcionista puede acceder solo Admisiones y Agendas.
• Un enfermero puede acceder a Enfermería y Pacientes.
• Un usuario administrativo puede tener acceso solo a Reportes o Caja.

4.3.2 Operaciones frecuentes según el módulo

A continuación, algunos ejemplos de funciones que estos usuarios pueden desempeñar según su asignación:

▸ En Admisiones:

• Registrar pacientes nuevos.
• Editar datos demográficos.
• Buscar pacientes por nombre o cédula.

▸ En Agendas:

• Agendar citas a nombre de los médicos.
• Reprogramar o cancelar citas con autorización.

▸ En Enfermería:

• Registrar signos vitales.
• Administrar medicamentos según indicación médica.
• Asistir procedimientos y marcar asistencia.

▸ En Inventario:

• Registrar ingresos y salidas de insumos.
• Controlar niveles de stock.
• Emitir reportes de consumo por periodo.

4.3.3 Restricciones comunes

Los usuarios con permisos personalizados:

• No pueden acceder a configuraciones del sistema.
• No tienen visibilidad del Portal Médico ni de historias clínicas.
• No pueden ver reportes globales ni realizar acciones administrativas fuera de su ámbito.

✅ Buenas prácticas

• Solicitar al administrador la revisión de permisos regularmente si sus funciones cambian.
• No compartir credenciales, ya que los accesos están personalizados.
• Reportar errores o accesos indebidos inmediatamente.

5.1 Módulo de Admisiones

¿Qué es el módulo de Admisiones?

El módulo Admisiones permite realizar la gestión de pacientes dentro de SIACmedica. Desde aquí, se pueden registrar nuevos pacientes, editar datos existentes y vincularlos a citas médicas. Es una herramienta clave para recepcionistas, personal de admisión, asistentes médicos y otros usuarios administrativos.

5.1.1 Registrar un nuevo paciente

Para registrar a un nuevo paciente en el sistema, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo Admisiones desde panel central.
2. Ingresa la cedula del paciente.
3. Se abrirá un formulario de ingreso con los siguientes campos (si el paciente no ha sido registrado antes):

• Nombre completo
• Tipo y número de documento
• Fecha de nacimiento y edad
• Sexo
• Teléfono y correo electrónico
• Dirección
• Notas y Observaciones médicas iniciales (opcional)

Completa todos los campos requeridos y presiona Guardar.

Formulario de guardado de paciente

Paciente registrado

Búsqueda de admisiones

5.1.2 Buscar o editar un paciente existente

Desde la misma pantalla principal del módulo puedes:

• Buscar por nombre, apellido o número de documento.
• Filtrar por estado (activo/inactivo) o fecha de registro.
• Editar información haciendo clic sobre el ícono de lápiz o en el nombre del paciente.

Pasos para editar un paciente:

1. Localiza al paciente desde el buscador.
2. Haz clic en el ícono Editar.
3. Modifica los campos necesarios.
4. Guarda los cambios.

5.1.3 Eliminar o inactivar un paciente

Por razones legales o de auditoría, SIACmedica no permite eliminar permanentemente un paciente del sistema. En su lugar, puedes eliminar la admisión (que no ha sido cobrada) para que no aparezca en búsquedas activas.

Pasos para inactivar un paciente:

1. En los botones de acciones.
2. Selecciona "Eliminar admisión".
3. Confirma la acción. (necesitara permisos)

✅ Recomendaciones para el uso de Admisiones

• Verifica bien las alertas de admisiones abiertas para evitar hacer duplicados
• Mantén actualizados los datos de contacto del paciente para facilitar su seguimiento.

✅ Procedimientos Especiales

5.2 Módulo de Agendas

¿Qué es el módulo de Agendas?

El módulo Agendas permite gestionar los horarios de atención médica, visualizar las citas programadas y realizar acciones como crear, modificar o cancelar citas. Está diseñado para ser usado tanto por médicos como por personal de recepción o administración.

5.2.1 Vista general de la agenda

Al ingresar al módulo, se puede ver una agenda visual tipo calendario o lista, según la configuración del usuario. La agenda muestra:

• Citas por día y hora
• Nombre del paciente
• Estado de la cita (Pendiente, Atendida, Cancelada, No asistió)
• El tipo de admisión (particular, seguro, aps)
• Médico asignado.

5.2.2 Programar una nueva cita

Pasos para crear una cita manualmente:

1. Haz clic en un bloque horario libre en el calendario.
2. En el formulario que aparece, completa:

• Paciente
• Médico
• Especialidad
• Fecha y hora
• Observaciones (opcional)

Haz clic en Guardar.

Si el administrador configuro el medico como apto para recibir notificaciones, al instante el medico recibirá una notificación en su aplicación para celular

5.2.3 Reprogramar o cancelar una cita

Cada cita tiene un menú de acciones donde puedes:

• Reprogramar: seleccionar nueva fecha/hora (puede hacerse arrastrándola hasta un espacio disponible).
• Cancelar: marcar como cancelada (opcionalmente con motivo).
• Marcar como atendida o no asistió, según corresponda.
• Contactar con el paciente
• Establecer turno

5.2.4 Filtros y búsqueda de citas

En la parte superior del módulo puedes:

• Filtrar por fecha, médico, especialidad, estado de cita.
• Buscar por nombre del paciente o número de documento.
• Exportar el listado a PDF o Excel (si está habilitado).

5.2.5 Configuración de agenda del médico

(Solo accesible para médicos o administradores)

Para los médicos se pueden configurar:

• Horarios de atención
• Días disponibles
• Intervalos entre citas
• Tipos de servicios que prestan

Pasos para configurar agenda médica:

1. Ingresar a Agendas → Configurar horarios.
2. Seleccionar días, horas e intervalos.
3. También puede agregar excepciones y bloqueos

✅ Recomendaciones para el uso de Agendas

• Siempre verificar disponibilidad antes de asignar una cita.
• Cancelar citas si el paciente lo notifica para mantener la agenda limpia.
• Usar las observaciones para registrar información relevante de la cita.
• Reprogramar en lugar de eliminar, para conservar el historial.

5.3 Módulo de Honorarios Médicos

¿Qué es el módulo de Honorarios Médicos?

Este módulo permite calcular, registrar y visualizar los honorarios generados por los médicos en función de las consultas, procedimientos y servicios prestados. Es utilizado tanto por el personal administrativo como por los propios médicos (según permisos).

5.3.1 Registro automático de honorarios

Cada vez que es cargado al sistema una admisión (las citas en la agenda deben convertirse en admisiones también), SIACmedica genera automáticamente un registro en su módulo de honorarios.

El cálculo se basa en:

• Tipo de servicio prestado (consulta, procedimiento, estudio).
• Porcentaje asignado al médico (configurable por el administrador).
• Estado del cobro (pendiente, abonado, pagado).
• Tipo de consulta (particular, seguro, empresas)

5.3.2 Filtros y búsqueda

El módulo permite filtrar honorarios por:

• Rango de fechas
• Médico
• Tipo de servicio
• Estado de pago

5.3.3 Estado del honorario

Cada registro tiene uno de los siguientes estados:

5.3.4 Reportes y exportación

Los usuarios pueden generar reportes individuales o por médico, exportables en formatos PDF o Excel, incluyendo:

• Total generado en un período
• Detalle de procedimientos realizados
• Resumen por servicio o por especialidad

Pasos para exportar un reporte:

1. Filtra por el período deseado.
2. Haz clic en "Exportar" o "Generar reporte".
3. Selecciona el formato deseado (PDF o Excel).
4. Descarga o imprime.

5.3.5 Configuración de porcentajes (solo admins)

Desde Configuraciones, los administradores pueden establecer:

• Porcentajes de pago por tipo de servicio.
• Esquemas de pago personalizados por médico o especialidad.
• Exclusiones o bonificaciones automáticas.

✅ Buenas prácticas

• Finalizar siempre las atenciones para que el honorario se registre correctamente.
• Revisar los reportes antes de cerrar el mes.
• Administradores: mantener actualizados los porcentajes por profesional.

5.4 Módulo de Inventarios

¿Para qué sirve el módulo de Inventarios?

Permite llevar un control detallado del stock de productos en cada clínica o sede. Desde medicamentos y materiales médicos hasta artículos de oficina, este módulo ofrece:

• Registro de productos por categorías.
• Control de entradas y salidas.
• Alertas por bajo stock.
• Reportes de consumo y auditoría.

Es utilizado principalmente por el personal administrativo, de farmacia o enfermería.

El tablero inicial muestra los últimos movimientos, los medicamentos por vencer, las existencias bajas y las ultimas ventas

5.4.1 Entregas

En este modulo podemos cargar al inventario principal los insumos recién adquiridos. La importancia de este modulo radica en que por este, es donde se empieza el seguimiento de todo lo que ingresa en nuestro inventario, por lo cual, en este momento se debe establecer los datos de fecha de vencimiento y numero de lote del producto, asi como también el precio del mismo y el proveedor que nos entrego el insumo.

En la mitad inferior del mismo nos muestra un listado con las ultimas 20 entregas procesadas, las cuales pueden ser seleccionadas para ver mas detalles en la parte superior, donde también podemos modificar el numero de lote, proveedor, precio de compra, factura, nota y demás campos (excepto el producto)

Si deseamos ver una entrega en particular, en el campo de texto que se encuentra en la parte superior de la lista, podemos escribir el nombre del producto y nos mostrara la lista de productos que coincidan con el filtro.

Al hacer clic en cualquier item de la lista, sus datos subirán y seran editables.

Para ver la versión impresa de las entregas nos debemos dirigir al submodulo de proveedores q se vera luego.

5.4.2 Almacenes

Aquí puedes ver los almacenes y modificar los inventarios de cada uno de ellos, también puedes imprimir un inventario físico, que contiene información de los movimientos de cada producto hasta llegar al almacén actual.

Agregar/quitar/editar almacenes al ser un proceso altamente vinculante y complejo, debe ser solicitado al administrador del sistema

Los Almacenes del sistema imprescindibles son un almacen principal, donde llegara toda la mercancía recién entregada, un almacen de reserva, donde están los productos que han sido asignados a una admisión, pero que aun no han sido facturados, y el almacen de devoluciones donde caerán todos los insumos que han sido eliminados de las admisiones.

El resto de los almacenes pueden ser asignados a distintas zonas físicas o no dentro de la institución donde se mantengan inventarios.

Al seleccionar un inventario, en el listado inferior nos aparecerán los últimos 50 items que han sido movidos en el mismo. Si se desea conocer, mover o eliminar alguno que no este en el listado, se deberá escribir su nombre y el listado mostrara las coincidencias del mismo.

En la imagen anterior se muestra un ejemplo de el inventario principal, donde se ha filtrado el listado con las letras "OLM" por lo que el listado muestra OLMESARTAN, al hacer clic en el producto, en el listado de la derecha nos mostrara los movimientos del mismo, en este caso nos indica que primero entraron 10 items, para luego ser enviados a otro inventario, al posar el mouse sobre el signo de movimiento, nos indica hacia donde fue el movimiento, en este caso están en el almacen de ECOGRAFIA.

El icono de papelera de reciclaje nos borrara el movimiento y lo devolverá a su anterior estado

Estos movimientos pueden ser hechos con los botones de acción ubicadas al final del item seleccionado, el primero es mover entre almacenes y el otro es dar salida manual:

Movimientos entre almacenes

Estos movimientos son hechos por ejemplo al recibir un medicamento que debería ir a el consultorio de ecografía, el mismo llega inicialmente al principal, y a traves de esta acción lo moveremos a su destino final.

Al hacer clic en el botón, se nos mostrara un formulario cuyo titulo será el nombre del producto, luego debemos indicarle el almacen destino.

Entonces mostrara un listado con todos los lotes del medicamento seleccionado, sus cantidades, fecha de entrega y la cantidad que desea mover.

Salida manual

Al hacer clic en este botón nos mostrara un formulario que nos preguntara cuantos ítems vamos a sacar del inventario definitivamente, este movimiento quedara reflejado como SALIDA MANUAL por el usuario

Impresión de almacén

El botón de impresión de almacén funciona según lo que sea seleccionado en el listado de almacenes, nos mostrara todo el inventario con sus movimientos actualizados al dia que se solicite, en caso de no seleccionarse ningún almacén nos mostrara un inventario general:

Al hacer clic en el botón de mostrar detalle, se elimina el detalle y solo muestra la existencia

5.4.3 Insumos/productos

Este sub-modulo se usa para agregar los productos, debe ser el primer paso cuando el producto es nuevo y no existe en la base de datos del sistema. Luego de agregado el producto/insumo, se debe asignar un precio a través del modulo baremos.

El proceso desde la llegada y creación de un insumo hasta la disponibilidad para uso en los almacenes se simplifica con el siguiente diagrama:

En el modulo de insumo también se le asigna al producto, el grupo al que pertenece (medicamentos, desechables, soluciones, etc), el impuesto a cobrar y el honorario medico que generara (estos dos últimos si no aplican debe seleccionarse como SIN honorario y exento).

En este modulo también podemos modificar el nombre del producto/insumo/medicamento.

5.4.4 Baremos

Aquí se controlan los precios de los insumos su funcionamiento es similar a los otros modulos de configuraciones, donde se debe llenar cada uno de los campos.

El primer paso es seleccionar el insumo, que ya debió ser agregado en el modulo anterior, luego seleccionamos la tarifa de cobro (particular, seguros o empresas) luego colocar el precio y la moneda del mismo

El ultimo botón se usa para hacer cambios de precios por lotes, y nos ayuda a no tener que cambiar los precios uno a uno si no que podemos usar varios filros para actualizar de manera porcentual o plana los precios de distintos productos.

5.4.5 Proveedores

Aquí veremos el listado de proveedores y también podemos crearlos. Tenemos también un par de botones que nos permiten ver las facturas por pagar de el proveedor actual y el historial de entregas de productos del proveedor

✅ Buenas prácticas

• Registrar todas las salidas de productos no manejados con admisiones, incluso consumos pequeños.
• Revisar semanalmente los productos con bajo stock.
• Usar nombres estandarizados y categorías consistentes.

5.5 Módulo de CRM (Gestión de Relación con Pacientes)

¿Qué es el módulo de CRM?

El módulo de CRM (Customer Relationship Management) de SIACmedica permite a las clínicas gestionar su relación con los pacientes de forma estratégica. A través de herramientas de segmentación, mensajería, análisis y promociones, este módulo potencia la fidelización de pacientes y la eficacia del marketing clínico.

5.5.1 Explorador de pacientes con filtros inteligentes

Desde el panel de CRM se puede acceder a un buscador avanzado que permite:

Filtrar pacientes por:

• Edad por rango
• Sexo
• Última visita
• Frecuencia de atención
• Procedimientos realizados
• Clínica o profesional que lo atendió

Combinar múltiples criterios para campañas dirigidas

5.5.2 Envío de mensajes SMS personalizados

Una de las funcionalidades más poderosas del CRM es la posibilidad de enviar mensajes SMS personalizados a grupos de pacientes filtrados, por ejemplo:

• Recordatorios de chequeos médicos
• Promociones especiales
• Invitaciones a campañas de salud

(la disponibilidad de estos SMS es manejada por un tercero, por lo cual se debe contratar con un costo aparte de su plan).

5.5.3 Reportes de marketing

El CRM ofrece reportes automáticos que permiten evaluar el rendimiento de las campañas y la efectividad de los canales de captación:

• Número de pacientes por campaña
• Canales con más conversiones (ej. redes sociales, recomendación, Google)

5.5.4 Configuración de canales de captación

Desde la configuración del CRM se pueden definir y actualizar los canales a través de los cuales se adquieren nuevos pacientes, como:

• Facebook / Instagram
• Página web
• Recomendaciones
• Ferias de salud
• Publicidad externa

Cada nuevo paciente puede asociarse a un canal, lo que permite medir el impacto real de cada fuente.

5.5.5 Promociones, descuentos y cupones

El módulo permite crear campañas promocionales con:

• Descuentos por servicios específicos
• Cupones únicos por paciente
• Promociones por temporada (ej. campaña de salud cardiovascular)

Estas promociones se pueden aplicar automáticamente desde la agenda o en admisión.

✅ Buenas prácticas

• Segmentar adecuadamente los públicos antes de una campaña.
• Medir los resultados después de cada acción promocional.
• Mantener actualizados los canales de origen de pacientes.

5.6 Módulo de Medicina Ocupacional y APS

¿Qué funciones cumple este módulo?

El módulo de Medicina Ocupacional y APS (Atención Primaria de Salud) permite gestionar los procesos relacionados con:

• Evaluaciones médicas ocupacionales (ingreso, periódicas, retiro).
• Protocolos de exámenes clínicos y paraclínicos por empresa.
• Control de campañas de salud comunitaria o empresarial.
• Seguimiento de incapacidades, restricciones y reubicaciones.
• Generación de reportes exigidos por entes regulatorios.

Este módulo está orientado a médicos ocupacionales, personal de enfermería, responsables de salud en empresas y gestores de APS.

5.6.1 Gestión de empresas y convenios

Desde el menú principal, los usuarios pueden:

• Registrar nuevas empresas con convenios activos. (desde configuración)
• Asociar tipos de evaluaciones y servicios por empresa. (desde la admisión)
• Consultar historial de atenciones por empleador.

5.6.2 Evaluaciones ocupacionales

Al ingresar un paciente con convenio empresarial, el sistema permite seleccionar el tipo de evaluación:

• Ingreso
• Periódica
• Reintegro
• Retiro
• Postincapacidad

5.6.3 Protocolos por empresa

Cada empresa puede tener protocolos personalizados que determinan:

• Tipos de exámenes requeridos (laboratorios, rayos X, etc.)
• Perfiles médicos según cargo
• Frecuencia de evaluaciones

Estos se configuran una sola vez y consultan en las atenciones.

5.6.4 Atención Primaria en salud (APS)

Además de la salud laboral, el módulo también permite:

• Registrar intervenciones de seguros.
• Llevar control de acciones de promoción y prevención.
• Generar reportes de cobertura.

✅ Buenas prácticas

• Asegurar que cada empresa tenga configurado su protocolo antes de iniciar valoraciones.
• Registrar cada atención el mismo día en que se realiza.
• Verificar que los resultados de los examenes se carguen antes de emitir el concepto médico.

5.7 Módulo de Reportes

¿Qué es el módulo de reportes?

El módulo de Reportes permite generar información detallada y resumida sobre las actividades realizadas en la clínica. Estos reportes están organizados por módulos y pueden filtrarse según criterios como fecha, tipo de usuario, servicio prestado, entre otros.

Sirve para:

• Evaluar el rendimiento del personal médico.
• Controlar las estadísticas de atención.
• Auditar movimientos financieros.
• Generar informes regulatorios.

5.7.1 Tipos de reportes disponibles

Dentro del módulo encontrarás distintos tipos de reportes agrupados por categoría:

▸ Reportes de Agendas:

• Número de citas agendadas vs. asistidas.
• Citas canceladas o reprogramadas.
• Tiempo promedio por consulta.

▸ Reportes de Admisiones:

• Total de pacientes registrados por día.
• Primeras visitas vs. controles.
• Pacientes por edad, sexo o ciudad.

▸ Reportes de Enfermería:

• Procedimientos realizados.
• Registro de signos vitales.
• Actividades por enfermero.

▸ Reportes de Facturación / Caja:

• Total recaudado por día, semana o mes.
• Servicios más facturados.
• Formas de pago (efectivo, tarjeta, transferencia).

▸ Reportes de CRM:

• Campañas activas y su efectividad.
• SMS enviados y tasa de respuesta.
• Cupones utilizados.

5.7.2 Personalización de reportes

Los reportes pueden filtrarse usando múltiples criterios:

• Rango de fechas
• Médico tratante
• Servicio o especialidad
• Estado (atendido, cancelado, pendiente)

Esto permite obtener datos específicos según lo que se desea analizar.

5.7.3 Exportación y descarga

La mayoría de los reportes pueden:

• Exportarse en formato Excel o PDF.
• Imprimirse directamente desde el navegador.
• Guardarse como archivo para presentación o auditoría.

✅ Buenas prácticas

• Establecer una rutina semanal o mensual para revisar los reportes clave.
• Comparar resultados entre meses para detectar patrones o mejoras.
• Compartir los reportes con la gerencia o dirección médica.

5.8 Facturación (en revisión por el ente regulador)

Cada servicio prestado (consulta, procedimiento, estudio, etc.) puede ser facturado de forma inmediata desde:

• La pantalla de Admisiones al finalizar una cita.
• La pantalla Ocupacional o APS

Se permite seleccionar la forma de pago:

• Efectivo
• Tarjeta de crédito/débito
• Transferencia
• Convenio empresarial
• Seguro médico

Al entrar al modulo, lo primero que se solicitara es seleccionar la(s) admisiones, estas solo puedes ser de un tipo a la vez, es decir solo podemos facturar de particulares, o de seguros pero no de ambos al mismo tiempo.

Desde este módulo se finaliza, reimprime y/o anula las facturas de las admisiones. Los datos aquí mostrados no se pueden modificar ya que los mismo vienen directamente de la admisión, si se desean modificar, deben ser modificadas en la admisión directamente.

Lo único q se permite modificar aquí seria la nota, y la tasa de cobro final, esta modificación de la tasa solo afecta el cobro de la factura, no modifica la admisión.

En este módulo de facturación, nos permite elegir el formato de salida de la factura, con respecto a la agrupación de los ítems para ahorrar espacio en la hora de factura o mostrar detalles porcentuales.

Botón Facturar

Este botón nos permite hacer el cobro de los conceptos, el proceso de pago es intuitivo no permitiéndonos seguir adelante a menos que los datos ingresados estén correctos.

Cuando se acepta el pago completo se nos abre automáticamente dos ventanas nuevas, en una nos dará el detalle de todos los conceptos de la factura y en el siguiente la factura en si misma con el formato elegido por la institución.

Detalle de factura:

Formato Factura

Nota:

En algunos casos el explorador de internet por restricciones de seguridad nos presentara una advertencia de ventanas emergentes que bloqueara la impresión de la factura. Esto se soluciona rápidamente en un par de clics:

En la parte superior, cerca del número de la factura aparece un mensaje de "Ventana emergente bloqueada". Al hacer clic en ella nos preguntara si deseamos permitirla siempre o seguir bloqueándola, debemos permitirla siempre

5.8.1 Anular factura

Este botón nos permite anular una factura y crear una nueva con la misma admisión (siempre que sus permisos estén correctamente configurados), al pulsar sobre este botón se nos vuelve a abrir la admisión permitiendo hacer cualquier movimiento en ella

5.8.a Problemas y Soluciones

Error CON02 consecutivos agotados

Este error indica que se han agotado los consecutivos para la factura que se está intentando crear, para solucionarlo se debe ingresar un nuevo grupo de talonarios

• Ir al módulo de Configuración

• Seleccionar la opción Caja

  Cajas

• Seleccionar la opción Agregar Talonarios

  1. Selecciona la caja desde donde se imprime la factura

  2. Ingrese el primer número de control del talonario

  3. Ingrese el último número de control del talonario

  4. Haga clic en el botón

  -seleccione la caja- CAJA1

• El usuario debe tener el permiso necesario para poder realizar esta acción:

  367

  Talonarios

• Finalmente, debe marcar el talonario "Activo" para que pueda ser utilizado

  301-450

  05/02/2026, 03:05:41

  phoenix

  301-450

5.9 Notas contables

Notas de crédito

Una nota de crédito es un documento que se emite para anular o modificar una factura ya emitida, o para indicar que se ha realizado un reembolso. Se utiliza en casos como: Cancelación de un pedido, Error en la factura, Pérdida o daño de mercancías, Descuentos y bonificaciones, Corrección de errores.

La nota de crédito es el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de tipo E (Egreso). Se utiliza para disminuir los ingresos registrados en facturas previa

Para que una nota de crédito sea válida, debe incluir la siguiente información:

• Número de la nota de crédito y factura a anular
• Fecha de emisión
• Datos del emisor y del receptor
• Explicación de las razones y los cambios realizados
• Monto total del crédito otorgado
• Razón por la cual la factura original se ha modificado o anulado

Pasos para generar una Nota de crédito:

Las notas siempre se aplicaran a una factura

En el cuadro de búsqueda introducir el numero de la factura

La fecha de la nota de credito sera la fecha actual

El numero de control generado por el sistema debe concidir con el numero de control de la forma libre a usar

Registre la razón por la cual la factura original se ha modificado o anulado en el área de la nota (requerido)

Para finalizar se presiona el botón guardar.

Inmediatamente se mostrara la versión imprimible de la nota en el formato establecido, también puede imprimir la nota nuevamente con el botón asignado.

5.9.1 Libro de ventas

A traves del modulo de reportes, en la opción de documentos contables, tenemos acceso a visualizar el libro de ventas, este puede ser generado según los filtros seleccionados para un determinado periodo y muestran todos los documentos contables generados de forma continua, incluyendo los anulados.

5.9.2 Anulacion de controles

Este modulo permite anular controles fiscales (fisicos) cuando los mismos se dañan.

Si se anula una factura, esta se anulara junto con el control fiscal asociado; es decir no debe anular un control si ya a anulado la factura de ese control

Solo debe usarse para anular controles de facturas o NDC no impresas

Al anular un control, el mismo se anulara en el sistema y no podra ser usado de ninguna manera por el sistema.

Solo podra anular controles DENTRO del rango de controles activos en el talonario actual del sistema.

Si se intenta anular un control fuera del rango activo, el sistema no permitira la anulacion y mostrara un mensaje de error.

Si se intenta anular un control que ya esta asociado a una factura por el modulo de facturacion, no podra anular el mismo, se debe anular la factura en su lugar.

No hay forma de recuperar un control anulado, una vez anulado, el mismo no se podara usar y debe inutilizarse en caso de error.

5.10 Módulo de Configuraciones

¿Qué es el módulo de configuraciones?

El módulo de Configuraciones permite administrar y personalizar el comportamiento general de la plataforma SIACmedica. Solo los usuarios con permisos de Administrador pueden acceder a esta sección.

Desde aquí se definen aspectos fundamentales como:

• Datos de la clínica o sede.
• Roles y permisos de los usuarios.
• Parametrización de servicios, agendas, notificaciones y más.

5.10.1 Datos institucionales

En esta sección puedes editar:

• Nombre, razón social y RIF de la clínica.
• Teléfonos, correos y dirección.
• Logo institucional.

5.10.2 Configuración de usuarios y permisos

Desde aquí puedes:

• Crear nuevos usuarios (administradores, médicos, personal auxiliar, etc.).
• Asignar o revocar permisos personalizados.
• Establecer claves de acceso.
• Bloquear o desactivar cuentas.

5.10.3 Parametrización del sistema

Algunos ejemplos de configuraciones personalizables:

• Duración predeterminada de citas.
• Disponibilidad por especialidad.
• Rangos de horarios y días de atención.
• Colores por tipo de cita o estado.
• Configuración de recordatorios automáticos por SMS o correo.

5.10.4 Servicios, precios y honorarios

Desde este submódulo puedes:

• Crear y editar servicios clínicos (consultas, exámenes, procedimientos, etc.).
• Definir precios por sede o profesional.
• Asignar porcentajes de honorarios por servicio.

5.10.5 Otros parámetros

Además, puedes configurar:

• Códigos internos o nomenclaturas.
• Motivos de cancelación de citas.
• Canales de captación de pacientes.
• Tipos de documentos permitidos.
• Formularios personalizados para historias clínicas.

✅ Buenas prácticas

• Documentar cualquier cambio importante en la configuración.
• Revisar los permisos de los usuarios nuevos antes de activarlos.
• Establecer revisiones periódicas de precios y honorarios.
• Asegurarse de que las notificaciones automáticas estén configuradas correctamente para evitar omisiones.

5.11 Control de Gastos

5.11.1 Funcionalidades

Resumen Mensual: Visualización rápida de presupuesto, gastos y disponible

Estadísticas Clave:

• Gastos del mes actual
• Total de categorías activas
• Número de proveedores
• Pagos pendientes

Gráfico de Categorías: Distribución de gastos por categoría

Gastos Recientes: Últimos 5 gastos registrados

Acciones Rápidas

Click en cualquier sección para navegar directamente

Hover sobre gráficos para ver detalles específicos

Uso de filtros de fecha para análisis temporal

5.11.2 Gastos

Registrar Nuevo Gasto

Click en "Nuevo Gasto"

Completar formulario:

• ✅ Fecha del gasto (obligatorio)
• ✅ Categoría (obligatorio)
• ✅ Descripción (obligatorio)
• ✅ Monto (obligatorio)
• ✅ Proveedor (obligatorio)
• 🔄 Método de pago (opcional)
• 🔄 Observaciones (opcional)

Guardar para registrar

Gestión de Gastos Existentes

Búsqueda: Filtrar por texto en descripción, categoría o proveedor

Filtros: Por estado (Pendiente/Pagado/Cancelado)

Acciones:

• ✏️ Editar: Click en ícono de lápiz
• 🗑️ Eliminar: Click en ícono de basura (con confirmación)
• 🔄 Cambiar Estado: Click directo en el badge de estado

Características Especiales

• Validación en tiempo real de campos obligatorios
• Actualización automática del dashboard después de cada acción

5.11.3 Categorías

Crear Nueva Categoría

Click en "Nueva Categoría"

Campos del formulario:

• 📛 Nombre (obligatorio)
• 📝 Descripción (opcional)
• 🎯 Tipo (Fijo/Variable/Ocasional)
• 💰 Presupuesto mensual
• 🎨 Color identificativo
• ✅ Estado (Activa/Inactiva)

Gestión de Categorías

Filtros: Por estado activo/inactivo

Búsqueda: Por nombre o descripción

Vista de tabla: Muestra color, tipo, presupuesto y estado

Edición: Modal similar al de creación

Eliminación: Con confirmación y validación de uso

Buenas Prácticas

• Mantener categorías bien organizadas
• Usar colores distintivos para fácil identificación
• Revisar categorías inactivas periódicamente

5.11.4 Proveedores

Registrar Nuevo Proveedor

Click en "Nuevo Proveedor"

Información requerida:

• 🏢 Nombre/Razón social (obligatorio)
• 📄 RUC (opcional)
• 📞 Teléfono de contacto
• 📧 Email
• 🏠 Dirección
• 👤 Persona de contacto
• 📱 Teléfono de contacto personal
• 🏷️ Tipo de proveedor (Medicamentos/Insumos/Equipos/Servicios/Otros)

Gestión de Proveedores

Filtros múltiples: Por estado y tipo de proveedor

Búsqueda avanzada: Por nombre, RUC o contacto

Vista en tabla: Información condensada con badges de tipo

Acciones: Edición y eliminación con confirmación

Tipos de Proveedores

• Medicamentos: Laboratorios y farmacéuticas
• Insumos: Material médico descartable
• Equipos: Equipamiento médico y tecnología
• Servicios: Mantenimiento, limpieza, seguridad
• Otros: Cualquier otro tipo de proveedor

5.11.5 Presupuestos

Crear Presupuesto

Click en "Nuevo Presupuesto"

Seleccionar:

• 📅 Año y mes del presupuesto
• 🏷️ Categoría específica
• 💰 Monto presupuestado
• 🟢 Estado inicial (usualmente "Vigente")

Gestión de Presupuestos

Vista de resumen: Tarjetas con totales generales

Filtros: Por año y mes específicos

Indicadores visuales:

• ✅ Verde: Ejecución menor al 70%
• 🟡 Amarillo: Ejecución 70-90%
• 🔴 Rojo: Ejecución mayor al 90%
• 🔵 Azul: Cerrado manualmente

Estados Automáticos

• Vigente: Dentro del presupuesto
• Superado: Gastos exceeden el presupuesto
• Cerrado: Período finalizado manualmente

5.11.6 Reportes

Generar Reportes

Seleccionar período: Fecha inicio y fin

Elegir categoría (opcional): Filtrar por categoría específica

Seleccionar tipo de reporte:

• 📊 Gastos por Categoría
• 🏢 Gastos por Proveedor
• 📅 Evolución Mensual
• 🟰 Gastos por Estado

Visualización de Reportes

• Gráficos interactivos con ECharts
• Cambio de vista: Entre gráficos de barras y circular
• Tooltips detallados: Información al hacer hover
• Exportación: Opciones para PDF y Excel (en desarrollo)

Análisis de Datos

• Resumen ejecutivo: Totales, promedios y transacciones
• Top 5: Categorías o proveedores con mayor gasto
• Detalle completo: Tabla con todos los gastos del período
• Filtrado en tiempo real: Resultados inmediatos al cambiar parámetros

5.11.7 Características de la Interfaz

Navegación

• Sidebar fijo: Acceso rápido a todos los módulos
• Ruta de navegación: Indicador visual de la sección actual
• Responsive: Adaptable a dispositivos móviles y tablets

Notificaciones

• Alertas SweetAlert2: Confirmaciones elegantes
• Mensajes de éxito: Operaciones completadas
• Errores descriptivos: Información clara de problemas
• Auto-cierre: Alertas temporales que desaparecen

Interacciones

• Hover effects: Feedback visual en botones y elementos
• Loading states: Indicadores de carga durante procesos
• Validaciones: Prevención de errores en formularios
• Confirmaciones: Prevención de acciones accidentales

5.11.8 Tips y Mejores Prácticas

Para Administradores

• Categorización: Mantener categorías bien organizadas
• Proveedores: Registrar información completa de contactos
• Presupuestos: Establecer valores realistas basados en histórico
• Reportes: Generar análisis mensuales para toma de decisiones
• Capacitación: Entrenar nuevos usuarios regularmente

Para Usuarios Regulares

• Registro inmediato: Ingresar gastos tan pronto ocurran
• Documentación: Adjuntar comprobantes cuando sea posible
• Categorización correcta: Asignar la categoría apropiada a cada gasto
• Revisión periódica: Verificar estados y pendientes regularmente

5.12 Portal Medico

Manejo de prescripciones

El modulo de prescriones medicas esta diseñado para crear, modificar y firmar Ordenes medicas (interconsultas, examenes), procedimientos y recetas

Las prescripones pueden guardarse en formato pdf o enviarse al paciente desde el hub de acciones que se encuentra en la parte superior derecha de la prescripcion

Puede ocultar la firma al momento de imprimirla desde el hub de acciones

Puede cambiar la cantidad de items que aparecen por pagina de la prescripcion desde el hub de acciones

• Una vez firmada una orden medica, ya no se puede editar
  Ver
• Un medico solo puede editar y firmar sus propias ordenes
  Ver Editar Firmar
• Un medico no puede crear ordenes medicas a otro medico
• Un medico no puede modificar ordenes medicas de otro medico
  Ver Editar Firmar
• Un medico no puede firmar ordenes medicas de otro medico
  Ver Editar Firmar

Esta sección responde a las dudas más comunes de los usuarios de la plataforma SIACmedica. Te recomendamos revisar esta lista antes de contactar al soporte técnico.

🟢 ¿Cómo recupero mi contraseña?

El administrador clínico del sistema tiene la capacidad de hacer cambios en los usuarios incluida la contraseña

🟢 ¿Puedo usar SIACmedica desde mi teléfono o tablet?

Sí. SIACmedica cuenta con una aplicación móvil para médicos y una versión web adaptable para otros roles.

🟢 ¿Cómo creo un nuevo paciente?

Puedes registrar un paciente desde el módulo Admisiones, en la sección de búsqueda. Si no existe, se activará el formulario de registro manual.

🟢 ¿Cómo asigno permisos a un nuevo usuario?

Desde el módulo Configuraciones > Usuarios, selecciona el usuario creado y selecciona "Grupos de usuarios" para activar los módulos necesarios.

🟢 ¿Qué hacer si no se muestran mis horarios disponibles?

Verifica en el boton de Configuraciones de agenda que tu especialidad tenga horarios asignados correctamente.

🟢 ¿Cómo cancelo una cita ya registrada?

Desde el módulo Agendas, selecciona la cita, y haz clic en "Cancelar". Deberás ingresar un motivo para completar el proceso.

🟢 ¿Cómo genero un reporte de pacientes atendidos?

Dirígete al módulo de Reportes, filtra por fecha y profesional, y exporta el informe en PDF o Excel.

🟢 ¿Qué navegador debo usar para acceder a SIACmedica?

Recomendamos usar Google Chrome, se recomienda usar modo incognito para asegurarse de trabajar en un entorno limpio.

Si presentas inconvenientes o necesitas ayuda con el sistema, puedes contactar a nuestro equipo de soporte técnico:

📞 Teléfono

+ 584242866863

📧 Correo electrónico

soporte@siacmedica.com

⏰ Horario de atención

Lunes a Viernes: 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (hora Venezuela)

Sábados: 9:00 a.m. a 1:00 p.m.

Domingos y feriados: Atención solo por correo

🖥️ Acceso remoto

Si el soporte lo indica, puedes permitir acceso remoto mediante:

• AnyDesk
• Meet

Soporte presencial

Si necesita soporte presensial, debe acordarse previa cita y considerando que se cobrara por horas técnicas de acuerdo a su plan.